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Kaffeesteuer; Beantragung einer Erlaubnis zum Umgang mit unversteuertem Kaffee

Wenn Sie Umgang mit unversteuerten Kaffee haben oder kaffeehaltige Waren damit herstellen nicht nur gelegentlich aus einem anderen EU-Staat beziehen möchten, benötigen Sie dafür in der Regel eine Erlaubnis.

Online-Verfahren & Formulare

Online-Verfahren

  • Steuern auf Genussmittel - Erlaubnisse
    Erlaubnisse zu Verbrauchsteuern auf Alkohol, Alkopop, Bier, Kaffee, Schaumwein, Tabak, Wein und Zwischenerzeugnisse können hier beantragt werden. Zusätzlich können unter anderen Steueranmeldungen und -erklärungen im Einzelfall sowie Anzeigen abgegeben werden.

Für Sie zuständig

Für die Kontaktdaten der zuständigen Stelle und ggf. lokal gültige Informationen wählen Sie über „Ort auswählen" einen Ort aus.
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Hauptzollämter in Bayern
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Leistungsdetails

Der Kauf und Verkauf von bestimmten Genussmitteln sind in der Regel steuerpflichtig. Dazu gehört auch Kaffee. Für den Umgang mit unversteuerten Kaffee brauchen Sie deshalb eine Erlaubnis.

Die Erlaubnis berechtigt Sie dazu,

  • unversteuerten Kaffee zu lagern oder
  • Waren damit herzustellen.

Vor einer Erlaubnis prüfen die Finanzbehörden, ob bestimmte Anforderungen in Ihrem Betrieb erfüllt sind, etwa im Hinblick auf

  • die steuerliche Zuverlässigkeit,
  • die Buchführung und
  • die technische Einrichtung.

Die Prüfung kann sich auf Ihre Person beziehen, zum Beispiel als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer, oder auf andere, für die Steuer relevante Personen in Ihrem Betrieb.

Je nach Konstellation benötigen Sie eine der folgenden Erlaubnisse:

  • Steuerlagerinhaber: Sie betreiben ein Steuerlager für unversteuerte Waren. Ein Steuerlager ist ein vom Hauptzollamt zugelassener Ort, an dem Kaffee hergestellt, bearbeitet, verarbeitet, gelagert, empfangen oder versandt werden darf.
  •  Versandhändler
  • Steuervertreter eines Versandhändlers
  •  registrierter Versender: Sie versenden Kaffee unter Steueraussetzung vom Ort der Einfuhr.
  • Erlaubnis zur Herstellung kaffeehaltiger Waren: Sie empfangen steuerfreien Kaffee, mit dem Sie kaffeehaltige Waren herstellen.
  • Bezieher (Dauererlaubnis) von Kaffee oder kaffeehaltigen Waren: Sie beziehen Kaffee aus dem zollrechtlich freien Verkehr anderer Mitgliedstaaten.

  • Sie sind steuerlich zuverlässig.
  • Soweit Sie nach dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung dazu verpflichtet sind:
    • ordnungsgemäß kaufmännische Bücher zu führen und
    • rechtzeitig Jahresabschlüsse aufstellen.

Besondere zusätzliche Anforderungen entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Antragsformular.

  • Erforderliche Unterlage/n

    Für die Erlaubnis als Steuerlagerinhaber in doppelter Ausführung:

    • bei eingetragenen Firmen: ein aktueller Auszug aus dem Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregister
    • bei nicht eingetragenen Firmen: eine aktuelle Kopie der Gewerbeanmeldung
    • bei Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR): eine aktuelle Kopie des Gesellschaftsvertrags,
    • Lagepläne der Räumlichkeiten des beantragten Steuerlagers mit Angabe der Anschriften sowie den Funktionen der Räume, Flächen und Einrichtungeneine Betriebserklärung mit der Beschreibung der Betriebsvorgänge bezogen auf die Herstellung, Be- oder Verarbeitung und Lagerung im beantragten Steuerlager
    • Formular 1840 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuerlagerinhaber für Kaffee oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis"
    • Formular 1841 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuerlagerinhaber für Kaffee oder zur Änderung einer Erlaubnis"

    Für die Erlaubnis als Versandhändler:

    • Formular 2761 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Versandhändler oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnisformular-Fußzeile“
    • Formular 2762 "Anlage zum Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Versandhändler - Warenverzeichnis“

    Für die Erlaubnis als Steuervertreter eines Versandhändlers:

    • bei eingetragenen Firmen: ein aktueller Auszug aus dem Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregister
    • bei nicht eingetragenen Firmen: eine aktuelle Kopie der Gewerbeanmeldung
    • bei GbR: eine aktuelle Kopie des Gesellschaftsvertrags
    • Formular 2753 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuervertreter eines Versandhändlers oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis" mit Warenverzeichnis (Formular 2754)
    • Auf Verlangen des zuständigen Hauptzollamts hat die Antragstellerin oder der Antragsteller weitere Angaben zu machen, wenn diese zur Sicherung des Steueraufkommens oder für die Steueraufsicht erforderlich erscheinen.

    Für die Erlaubnis als registrierter Versender in doppelter Ausführung:

    • bei eingetragenen Firmen: ein aktueller Auszug aus dem Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregister
    • bei nicht eingetragenen Firmen: eine aktuelle Kopie der Gewerbeanmeldung
    • bei GbR: eine aktuelle Kopie des Gesellschaftsvertrags, wenn vorhanden
    • eine Aufstellung mit den Orten der Einfuhr beim Eingang der verbrauchsteuerpflichtigen Waren aus Drittländern oder Drittgebieten
    • eine Darstellung der Buchführung über den Versand und Verbleib der verbrauchsteuerpflichtigen Waren
    • Formular 2736 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als registrierter Versender oder Anzeige einer Änderung"
    • Formular 2737 "Warenverzeichnis - registrierter Versender (ohne Energieerzeugnisse)"

    Für die Erlaubnis zum nicht nur gelegentlichen Bezug von Kaffee/kaffeehaltigen Waren zu gewerblichen Zwecken:

    • eine Darstellung der Buchführung über den Bezug und Verbleib der Waren
    • Formular 1831 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Bezieher (Dauererlaubnis) oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis"
    • Formular 1832 " Anlage zum Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Bezieher zu gewerblichen Zwecken für Kaffee und/oder Kaffeehaltige Waren - Warenverzeichnis -"

    Für die Erlaubnis zum Empfang zur Herstellung kaffeehaltiger Waren:

    • bei eingetragenen Firmen: ein aktueller Auszug des Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregisters
    • bei nicht eingetragenen Firmen: eine aktuelle Kopie der Gewerbeanmeldung
    • bei GbR: eine aktuelle Kopie des Gesellschaftsvertrags, wenn vorhanden
    • ein Lageplan der Produktionsstätte der kaffeehaltigen Waren im Betrieb mit Anschrift
    • eine Sortimentsliste
    • eine Darstellung der betrieblichen Aufzeichnungen über:
      • die Bezugsmenge (steuerfrei bezogener Kaffee),
      • die Einsatzmenge (den zur Herstellung verwendeten Kaffee) und
      • die Ausgleichsmenge (kaffeehaltige Waren mit der
      • entsprechenden Menge an Kaffee)
    • Formular 1844 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis zum steuerfreien Bezug von Kaffee zur Herstellung kaffeehaltiger Waren oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis"
    • Formular 1845 "Anlage zum Antrag (Vordruck 1844) auf Erteilung einer Erlaubnis zum steuerfreien Bezug von Kaffee zur Herstellung kaffeehaltiger Waren"

Die Erlaubnis müssen Sie online über das Zoll-Portal oder per Post beantragen:

Erlaubnis online beantragen:

  • Sie rufen das Zoll-Portal auf und melden sich an.
    • Zur Nutzung der Dienstleistung ist eine einmalige Registrierung im Zoll-Portal notwendig.
    • Um die Dienstleistung im Zoll-Portal aufrufen zu können, ist eine Identifizierung mit „ELSTER“ erforderlich. Nähere Informationen finden sie unter dem Punkt „Online-Dienst“.
  • Sie wählen die Dienstleistung "Steuern auf Genussmittel - Erlaubnisse" aus.
  • Folgende Formulare stehen Ihnen dort zur Verfügung:
    • Steuerlagerinhaber:
      • Formular 1840 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuerlagerinhaber für Kaffee oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis" und
      • Formular 1841 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuerlagerinhaber für Kaffee oder zur Änderung einer Erlaubnis"
    • Registrierte Versender:
      • Formular 2736 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als registrierter Versender oder Anzeige einer Änderung" und
      • Formular 2737 "Warenverzeichnis - registrierter Versender (ohne Energieerzeugnisse)"
    • Versandhändler:
      • Formular 2761 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Versandhändler oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnisformular-Fußzeile“ und
      • Formular 2762 "Anlage zum Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Versandhändler - Warenverzeichnis“
      • Steuervertreter eines Versandhändlers:
      • Formular 2753 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuervertreter eines Versandhändlers oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis"
    • Nicht nur gelegentlicher Bezug zu gewerblichen Zwecken:
      • Formular 1831 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Bezieher (Dauererlaubnis) oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis" und
      • Formular 1832 "Anlage zum Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Bezieher zu gewerblichen Zwecken für Kaffee und/oder (Dauererlaubnis) oder Kaffeehaltige Waren"
    • Hersteller kaffeehaltiger Waren:
      • Formular 1844 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis zum steuerfreien Bezug von Kaffee zur Herstellung kaffeehaltiger Waren oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis" und
      • Formular 1845 "Anlage zum Antrag (Vordruck 1844) auf Erteilung einer Erlaubnis zum steuerfreien Bezug von Kaffee zur Herstellung kaffeehaltiger Waren"
  • Sie füllen das gewählte Formular vollständig aus.
  • Sie reichen die erforderlichen Unterlagen elektronisch ein.
  • Das Hauptzollamt prüft Ihren Antrag.
  • Im Zoll-Portal können Sie den Bescheid (Erlaubnis oder Ablehnung) zum eingereichten Formular digital abrufen.

Verfahrensablauf per Post:

  • Sie laden das für Sie passende Formular über die Internetseite der Zollverwaltung herunter:
    • Steuerlagerinhaber:
      • Formular 1840 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuerlagerinhaber für Kaffee oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis" und
      • Formular 1841 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuerlagerinhaber für Kaffee oder zur Änderung einer Erlaubnis“
    • Registrierter Versender:
      • Formular 2736 "Antrag – registrierter Versender (ohne Energieerzeugnisse)“ und
      • Formular 2737 "Warenverzeichnis - registrierter Versender (ohne Energieerzeugnisse)“
    • Versandhändler:
      • Formular 2761 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Versandhändler oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnisformular-Fußzeile" und
      • Formular 2762 "Anlage zum Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Versandhändler - Warenverzeichnis“
    • Steuervertreter eines Versandhändlers:
      • Formular 2753 „Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Steuervertreter eines Versandhändlers oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis mit Warenverzeichnis"
    • Nicht nur gelegentlicher Bezug zu gewerblichen Zwecken:
      • Formular 1831 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Bezieher (Dauererlaubnis) oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis" und
      • Formular 1832"Anlage zum Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Bezieher zu gewerblichen Zwecken für Kaffee und/oder Kaffeehaltige Waren - Warenverzeichnis -"
    • Hersteller kaffeehaltiger Waren:
      • Formular 1844 "Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis zum steuerfreien Bezug von Kaffee zur Herstellung kaffeehaltiger Waren oder Anzeige zur Änderung einer Erlaubnis" und
      • Formular 1845 "Anlage zum Antrag (Vordruck 1844) auf Erteilung einer Erlaubnis zum steuerfreien Bezug von Kaffee zur Herstellung kaffeehaltiger Waren"
  • Sie füllen das jeweilige Formular vollständig aus, fügen gegebenenfalls die zusätzlichen Unterlagen bei. Jedes Formular enthält Ausfüllhinweise und gegebenenfalls weitere Informationen zum beantragten Verfahren.
  • Sie senden alles per Post an Ihr örtlich zuständiges Hauptzollamt. Das Hauptzollamt prüft Ihren Antrag.
  • Sie erhalten per Post einen Bescheid   in Form einer   Erlaubnis oder einer   Ablehnung.

Es fallen keine Kosten an.

Es gibt keine Frist. Sie müssen den Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis jedoch rechtzeitig vor der ersten Inbetriebnahme Ihres Steuerlagers beziehungsweise vor Aufnahme Ihrer Tätigkeit als registrierter Versender oder als Versandhändler, Steuervertreter eines Versandhändlers oder Dauerbezieher stellen.

Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel 1 bis 3 Wochen. Sie hängt von den konkreten Umständen jedes einzelnen Falles ab, insbesondere vom Ergebnis der Prüfung der tatsächlichen Betriebsverhältnisse.

Es gibt keine Hinweise oder Besonderheiten. 

  • Einspruch 
    Detaillierte Informationen, wie Sie Einspruch einlegen, können Sie dem jeweiligen Bescheid entnehmen.
  • Klage vor dem Finanzgericht

Stand: 29.11.2024
Redaktionell verantwortlich: Bundesministerium der Finanzen